POLITYKA PRYWATNOŚCI
Polityka prywatności w wersji 1.0 obowiązuje od dnia 15 marca 2024 r
§ 1 INFORMACJE
OGÓLNE
1.
Polityka prywatności Sklepu
Internetowego nie stanowi źródła obowiązków dla Klienta Sklepu Internetowego
lub osoby przeglądającej stronę internetową (dalej: Osoba Odwiedzająca. Ma ona
charakter informacyjny, nie jest umową ani regulaminem.
2.
Wszystkie wyrażenia i słowa
zapisywane za pomocą wielkiej litery (np. Sklep Internetowy, Klient itd.)
należy rozumieć zgodnie z treścią Regulaminu Sklepu Internetowego.
3.
W przypadku zaistnienia
jakichkolwiek rozbieżności pomiędzy niniejszą Polityką prywatności a zgodami na
przetwarzanie danych osobowych udzielonymi przez osobą fizyczną, podstawą
prawną do określenia zakresu działań Administratora są dobrowolnie wyrażone zgody
lub przepisy prawa, które znajdują zastosowanie w danej sytuacji faktycznej.
§ 2 ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH
1.
Administratorem Twoich
danych osobowych jest Kopos Elektro PL Sp. z o. o. z siedzibą we
Wrocławiu, ul. Giełdowa 12p, 52-438 Wrocław, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym
dla Wrocławia Fabrycznej, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego
pod numerem KRS: 0000173407,
NIP: 8971605218, REGON: 93198435200000, BDO: 000527984, kapitał zakładowy 1 570
000 zł, adres mailowy: kopos@kopos.pl (dalej:
Administrator).
2.
We
wszelkich kwestiach związanych z ochroną danych osobowych zachęcamy do kontaktu
na wyżej wskazany adres lub za pośrednictwem adresu e-mail: kopos@kopos.pl.
3.
Na wskazany adres można również
przesyłać żądanie udostępnienia informacji o tym, jakie dane osobowe dotyczące
Państwa osoby posiadamy oraz w jakich celach je przetwarzamy.
4.
Administrator informuje, że
przechowuje korespondencję w celach statystycznych oraz w celu ulepszania
systemu pomocy w zakresie RODO, a także w zakresie rozstrzygnięć reklamacyjnych
i podejmowanych na podstawie zgłoszeń ewentualnych decyzji o interwencjach
administracyjnych we wskazanym Koncie Klienta. Adresy oraz dane w ten sposób
gromadzone nie będą wykorzystywane do komunikacji w celu innym niż realizacja
zgłoszenia, w szczególności nie będą używane do celów marketingowych i
przekazywane osobom trzecim.
5.
W przypadku kontaktu z
Administratorem w celu dokonania konkretnych czynności (np. złożenia reklamacji
na świadczone usługi elektroniczne), Administrator może ponownie zwrócić się do
danej osoby o przekazanie danych, w tym danych osobowych, np. w postaci
imienia, nazwiska, adresu zamieszkania, adresu e-mail, celem potwierdzenia jej
tożsamości i umożliwienia zwrotnego kontaktu w danej sprawie oraz wykonania
żądanej czynności. Podanie tych danych nie jest obowiązkowe, lecz może być
niezbędne do dokonania czynności lub uzyskania informacji, które interesują daną
osobę.
6.
Jeżeli wyraziłeś dodatkową
zgodę na używanie przez nas plików cookies (ciasteczek), administratorami danych uzyskanych na
podstawie Państwa aktywności w Internecie mogą być również nasi zaufani
partnerzy.
7.
Jeżeli Klient w toku korzystania z
Konta Klienta nadał osobie trzeciej uprawnienia
nowego użytkownika oznacza to, że poinformował on go o treści niniejszego
dokumentu. Celem uniknięcia wątpliwości Administrator oświadcza, że do takiej
osoby w pełni zastosowanie znajdują postanowienia niniejszego dokumentu.
§ 3 POZYSKIWANIE DANYCH I CEL ICH PRZETWARZANIA
1.
Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z
Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27
kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem
danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia
dyrektywy 95/46/WE, (dalej: RODO) oraz innymi aktualnie obowiązującymi, w
czasie przetwarzania określonych danych, przepisami prawa o ochronie danych
osobowych.
2.
Zgodnie z treścią wskazanych aktów
prawnych, za dane osobowe uznaje się informacje o zidentyfikowanej lub możliwej
do zidentyfikowania osobie fizycznej. Możliwa do zidentyfikowania osoba
fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w
szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer
identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź
kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną,
psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
3.
Zapewniamy, że pozyskane od Państwa
dane są poufne, bezpieczne i przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy jest to
konieczne. Przetwarzamy dane zgodnie z prawem, w sposób rzetelny i przejrzysty
dla osoby, której dane dotyczą. Przetwarzamy tylko takie dane i tylko o takiej
treści, które są niezbędne z uwagi na prawnie uzasadniony cel, czyli powód
przetwarzania. Dane osobowe są gromadzone z należytą starannością i odpowiednio
chronione przed dostępem do nich przez osoby do tego nieupoważnione. Stosujemy
odpowiednie i adekwatne środki bezpieczeństwa i stan wiedzy technicznej w celu
ochrony danych osobowych przed przypadkową utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
wykorzystaniem, zmianą, czy ujawnieniem. Dane osobowe przechowujemy w sposób
umożliwiający identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie
dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane.
4.
Administrator pozyskuje informacje o
danych osobowych w następujący sposób:
a) poprzez rejestrację Konta Klienta;
b) poprzez dobrowolnie wprowadzone informacje w wiadomości
e-mail lub w formularzu kontaktowym;
c) poprzez przesłanie reklamacji, wniosku, zapytania lub pisma
o innym charakterze;
d) poprzez dobrowolnie wprowadzone informacje w wiadomości
e-mail przesłanej w związku z chęcią nawiązania współpracy;
e) poprzez wprowadzenie danych osobowych w ramach
funkcjonalności Konta Klienta;
f) poprzez dodanie nowego użytkownika w ramach funkcjonalności
Konta Klienta.
5.
Informujemy, że cel i zakres danych
przetwarzanych przez Administratora wynika ze zgody Klienta lub przepisów prawa
oraz w wybranych przypadkach jest doprecyzowywany w wyniku działań
podejmowanych przez Klientów w Sklepie Internetowym lub w ramach innych kanałów
komunikacji.
6.
Podanie danych osobowych przez Klienta
Sklepu Internetowego jest dobrowolne, lecz niezbędne w celu skorzystania z
określonych funkcjonalności Sklepu Internetowego (np. złożenia przez Klienta
Zamówienia i jego rozliczenia lub skorzystania z formularzy kontaktowych).
7.
Każdorazowo zakres wymaganych danych do
zawarcia odpowiedniej umowy wskazany jest uprzednio w Sklepie Internetowym
(oznaczamy dane, których podanie jest konieczne do zawarcia umowy/skorzystania
z określonej funkcjonalności), w ramach innych kanałów komunikacji z Klientem
lub w Regulaminie. Konsekwencją niepodania danych osobowych może być brak
możliwości skutecznego skorzystania z funkcjonalności Strony Internetowej, np.
brak możliwości złożenia zamówienia.
8.
Państwa dane osobowe są pozyskiwane
przez Administratora w następującym celu:
Cel przetwarzania |
Podstawa prawna |
Prawnie uzasadniony cel, jeśli
istnieje |
Prowadzenie statystyk. |
art.
6 ust. 1 lit. f RODO. |
Posiadanie
informacji o statystykach prowadzonych przez nas działań, co pozwala nam na
usprawnienie prowadzonej przez nas działalności gospodarczej. |
Prowadzenie działań
marketingowych własnych produktów i usług bez wykorzystania środków
komunikacji elektronicznej. |
art. 6 ust. 1 lit. f RODO. |
Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną
działalność. |
Prowadzenie działań marketingowych własnych produktów
i usług z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. |
art. 6 ust. 1 lit. f
RODO, przy czym działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności Prawo
telekomunikacyjne i Ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną,
prowadzone są jedynie na podstawie posiadanych zgód (art. 6 ust. 1 lit. a
RODO). |
Prowadzenie działań
marketingowych promujących prowadzoną działalność z wykorzystaniem adresów
e-mail. Prezentowanie reklam, dostosowywanie rabatów i promocji. |
Obsługa zgłoszeń kierowanych z
wykorzystaniem formularza kontaktowego, wiadomości e-mail, innych wniosków |
art.
6 ust. 1 lit. a RODO; art.
6 ust. 1 lit. c RODO. |
Udzielanie odpowiedzi na zgłoszenia i zapytania kierowane
z wykorzystaniem formularza kontaktowego lub w innej formie, w tym
przechowywanie newralgicznych wniosków i udzielonych odpowiedzi celem
zachowania zasady rozliczalności. Obsługa wniosków, udzielenie odpowiedzi na
reklamacje. Dochodzenie roszczeń, w tym od osób trzecich, obrona przez nimi. |
Obsługa Konta Klienta. |
art. 6
ust. 1 lit. b RODO. |
Zawarcie i realizacja
Umowy o Świadczenie Usług (Konto) lub podjęcie działań na żądanie przyszłego
Klienta przed jej zawarciem. |
Zawarcie i realizacja Umowy
Sprzedaży. |
art.
6 ust. 1 lit. b RODO. |
Zawarcie i realizacja Umowy Sprzedaży lub
podjęcie działań na żądanie przyszłego Klienta przed jej zawarciem. |
Archiwizacja dokumentów sprzedażowych. |
art. 6
ust. 1 lit. c RODO. |
Wypełnienie obowiązków
prawnych wynikających z przepisów, np. podatkowych i rachunkowych, zwłaszcza
w przypadku umów odpłatnych. |
9.
Kontakt e-mailowy.
Kontaktując się z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej, przekazujesz nam
swój adres e-mail jako adres nadawcy wiadomości. Ponadto, w treści wiadomości możesz
zawrzeć również inne dane osobowe. Podanie danych jest dobrowolne, ale
niezbędne, by nawiązać z nami kontakt.
Twoje
dane są w tym przypadku przetwarzane w celu kontaktu z Państwem, a podstawą
przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli Twoja zgoda wynikające z
chęci skontaktowania się z nami. Podstawą prawną przetwarzania po zakończeniu
kontaktu jest usprawiedliwiony cel w postaci archiwizacji korespondencji na
potrzeby wewnętrzne (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Treść korespondencji
może podlegać archiwizacji i nie jesteśmy w stanie jednoznacznie określić,
kiedy zostanie usunięta jednakże będzie to termin nie dłuższy niż 5 lat. Masz
prawo do domagania się przedstawienia historii korespondencji, jaką z nami
prowadziłaś (jeżeli podlegała archiwizacji), jak również domagać się jej
usunięcia, chyba że jej archiwizacja jest uzasadniona z uwagi na nasze
nadrzędne interesy.
§ 4 KATEGORIE DANYCH OSOBOWYCH
1.
Administrator danych osobowych może
przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:
a) dane osobowe uzupełnione przez użytkownika podczas
korzystania z Konta Klienta, w szczególności: imię i nazwisko; adres e-mail;
numer telefonu kontaktowego; adres dostawy [ulica, numer domu, numer lokalu,
kod pocztowy, miejscowość, kraj] oraz dane pracowników współpracowników Klienta
wprowadzone do Konta Klienta celem wprowadzenia dodatkowego użytkownika;
b) dane osobowe niezbędne do złożenia zamówienia, w
szczególności: imię i nazwisko; adres e-mail; numer telefonu kontaktowego;
adres zamieszkania [ulica, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy, miejscowość,
kraj],
c) dane osobowe przesyłane za pośrednictwem e-mail lub
formularza kontaktowego; czy przekazywane podczas składania skarg lub wniosków,
w szczególności: imię i nazwisko; adres e-mail; numer telefonu kontaktowego;
adres [ulica, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy, miejscowość, kraj], nazwa
firmy;
d) inne dane w szczególności uzyskane w oparciu o aktywność
Klienta w Internecie, w tym uzyskane za pośrednictwem Sklepu Internetowego lub
innych kanałów komunikacji z Klientem.
§ 5 ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH
1.
Państwa dane osobowe mogą być
przetwarzane przez naszych partnerów i podwykonawców, czyli podmioty, z których
usług korzystamy przy przetwarzaniu danych oraz świadczeniu na Państwa rzecz
usług. Wedle naszej wiedzy, wszystkie podmioty, którym powierzamy przetwarzanie
danych osobowych gwarantują stosowanie odpowiednich środków ochrony i
bezpieczeństwa danych osobowych wymaganych przez przepisy prawa.
2.
Państwa dane osobowe Administrator może
przekazywać:
a) organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na
podstawie przepisów prawa, celem wykonania ciążących na nas obowiązków;
b) W przetwarzaniu danych osobowych w ograniczonym zakresie
mogą brać udział partnerzy Administratora, w szczególności którzy technicznie
pomagają sprawnie prowadzić Sklep Internetowy (np. wspierają nas w wysyłaniu
wiadomości e-mail, a w przypadku działań reklamowych – także w kampaniach
marketingowych), dostawcy usług hostingu lub usług teleinformatycznych,
przewoźnicy lub pośrednicy realizujący przesyłki Zamówień, podmioty obsługujące
płatności elektroniczne lub płatności kartą płatniczą w Sklepie Internetowym,
firmy, które serwisują oprogramowanie, wspierają Administratora w kampaniach
marketingowych, jak również dostawcy usług prawnych i doradczych oraz
księgowość zewnętrzna;
c) ponadto możemy udostępniać dane w pełni zanonimizowane
(takie, które nie mogą Państwa zidentyfikować) podmiotom, z którymi
współpracujemy.
3.
W ramach działalności marketingowej
(reklamowej) Administrator korzysta z usług podmiotów trzecich, które stosują w
Sklepie Internetowym pliki cookies, piksele lub
funkcje marketingowe zbliżone do cookies. Katalog
tych podmiotów został szczegółowo wskazany w § 8 niniejszej Polityki.
4.
Nasi dostawcy mają siedzibę głównie w
Polsce lub w innych krajach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
§ 6 ARCHIWIZACJA DANYCH OSOBOWYCH
1.
Administrator będzie
przechowywać Państwa dane osobowe jedynie tak długo, jak jest to niezbędne dla
celów określonych w niniejszej Polityce prywatności i/lub w celu spełnienia
wymogów prawnych i regulacyjnych. Po tym okresie Administrator bezpiecznie
usunie Państwa dane osobowe.
2.
Dane przechowujemy przez okresy
wskazane poniżej:
Dane powiązane z
procedurą sprzedaży. |
10 lat |
Dane
dla celów marketingowych. |
W przypadku przetwarzania
danych na podstawie zgody – do czasu jej wycofania. W przypadku przetwarzania
danych na podstawie prawnie uzasadnionego celu – do czasu wniesienia
sprzeciwu. |
Dane przekazywane z
wykorzystaniem formularza kontaktowego, e-mail. |
Przez okres 3 lat celem zachowania zasady
rozliczalności. |
Dane
osobowe powiązane z cookies i podobnymi funkcjami. |
Do czasu usunięcia tych
plików przy pomocy ustawień strony / przeglądarki / urządzenia (przy czym
usunięcie plików nie zawsze jest tożsame z usunięciem Danych Osobowych
uzyskanych za pośrednictwem tych plików – wówczas dane osobowe będą usunięte
do czasu wniesienia sprzeciwu). |
Dane przekazywane w
trakcie postępowania reklamacyjnego i innych procedur związanych z
roszczeniami Klienta. |
6 lat. |
Pozostała
kategoria danych (za wyjątkiem danych z plików cookies,
o czym więcej w naszej Polityce Cookies). |
5 lat. |
3.
W każdym przypadku dane osobowe
będą przechowywane również wtedy, gdy przepisy prawa (np. księgowe lub
podatkowe) będą zobowiązywać Administratora do ich przetwarzania; dane osobowe
będziemy przechowywać dłużej na wypadek, gdyby Klient miał wobec Administratora
jakiekolwiek roszczenia, w celu dochodzenia roszczeń przez Administratora, bądź
w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami osób trzecich, przez okres ich
przedawnienia określony przepisami prawa, w szczególności kodeksu cywilnego.
4.
W zależności od zakresu
danych osobowych i celów ich przetwarzania mogą być więc one przechowywane
przez różny okres. W każdym przypadku decyduje dłuższy termin przechowywania
danych osobowych.
§ 7 UPRAWNIENIA, UZYSKIWANIE DOSTĘPU I AKTUALIZACJA DANYCH
OSOBOWYCH, REKLAMACJE
Zgodnie z art. 15 RODO mają Państwo prawo
uzyskania od Administratora danych osobowych informacji czy Państwa dane
osobowe są przetwarzane.
Jeżeli Administrator przetwarza Państwa dane osobowe, wówczas mają Państwo
prawo do:
a)
dostępu do danych
osobowych;
b)
uzyskania informacji o
celach przetwarzania, kategoriach przetwarzanych danych osobowych, o odbiorcach
lub kategoriach odbiorców tych danych, planowanym okresie przechowywania
Państwa danych lub o kryteriach ustalania tego okresu, o prawach przysługujących
Państwu na podstawie RODO oraz o prawie wniesienia skargi do organu
nadzorczego, o źródle tych danych, o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji oraz
o zabezpieczeniach stosowanych w związku z przekazaniem tych danych poza Unię
Europejską;
c)
uzyskania kopii swoich
danych osobowych.
Ponadto, mogą Państwo poprosić o skorygowanie
danych osobowych (art. 16 RODO), usunięcie danych osobowych (art. 17 RODO),
wyrazić sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych (art. 21 RODO) oraz, o
ile jest to technicznie wykonalne, poprosić o przekazanie udostępnionych danych
osobowych innej organizacji (art. 20 RODO).
W związku z prawem do bycia zapomnianym, Administrator dokona
aktualizacji lub usunięcia Państwa danych, chyba że ma prawny obowiązek ich
zachowania do celów prowadzenia działalności lub zachowania zgodności z prawem.
W niektórych przypadkach mają Państwo prawo żądania ograniczenia przetwarzania
danych osobowych (art. 18 RODO). Mogą Państwo również skontaktować się z
Administratorem w przypadku zastrzeżeń co do sposobu gromadzenia,
przechowywania lub korzystania z danych osobowych.
Administrator stara się niezwłocznie rozpatrywać
wszelkie żądania dotyczące w/w operacji na Państwa danych osobowych, nie
później jednak niż w ciągu 30 dni od chwili otrzymania żądania. Z uwagi na
skomplikowany charakter żądania Administrator ma prawo rozpatrzyć Państwa
żądania w terminie przekraczającym 30 dni, o czym wcześniej poinformuje
Użytkownika.
Administrator
dąży do ostatecznego rozpatrywania skarg, ale jeśli będę Państwo nadal
niezadowoleni z uzyskanej odpowiedzi, mogą Państwo złożyć skargę do organu
nadzorczego zajmującego się ochrona danych osobowych lokalnego organu ochrony
danych. W Polsce organem nadzorczym w
rozumieniu RODO jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
§ 8 PRZETWARZANIE
DANYCH OSOBOWYCH W SPOSÓB ZAUTOMATYZOWANY,
POLITYKA COOKIES
1.
Polityka
cookies stanowi dokument będący integralną część
niniejszej Polityki prywatności. Treść Polityki cookies
znajduje się tutaj.
§ 9 ZMIANY
POLITYKI PRYWATNOŚCI
1.
Niniejsze zasady Polityki prywatności 1.0.
obowiązują od dnia 15 marca 2024 r.
2.
Administrator oświadcza, iż ma prawo do
dokonania zmian niniejszego dokumentu z ważnych powodów, m.in.:
a) zmiany obowiązujących przepisów, w szczególności w zakresie RODO,
prawa telekomunikacyjnego, usług świadczonych drogą elektroniczną oraz
regulujących prawa konsumentów, wpływające na prawa i obowiązki Administratora
lub prawa i obowiązki podmiotu danych;
b) rozwój funkcjonalności lub usług elektronicznych spowodowany
postępem technologii internetowej, w tym wdrożenie nowych rozwiązań informatycznych,
technologicznych lub technicznych na Stronie Internetowej, mające wpływ na
zakres niniejszej Polityki prywatności.
3.
O wszelkich zmianach Administrator
zobowiązuje się poinformować Użytkowników z odpowiednim wyprzedzeniem,
pozwalającym na zapoznanie się z treścią zmienionego dokumentu, np. poprzez
umieszczenie tekstu jednolitego Polityki prywatności na stronie głównej Serwisu
Internetowego.
4.
W przypadku użytkowników korzystających
z funkcji otrzymywania informacji handlowych, jeżeli Administrator dokona
zasadniczych zmian treści Polityki Prywatności, wówczas poinformuje o nich
Użytkowników za pomocą poczty elektronicznej. W przypadku jakichkolwiek
zastrzeżeń do zmiany Polityki Użytkownik ma prawo zaprzestać korzystania z ww.
funkcji poprzez wysłanie prośby o wypisanie z bazy danych lub poprzez prośbę
usunięcia jego danych osobowych.