Polityka prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI

 

Polityka prywatności w wersji 1.0 obowiązuje od dnia 15 marca 2024 r

 

§ 1 INFORMACJE OGÓLNE

 

1.            Polityka prywatności Sklepu Internetowego nie stanowi źródła obowiązków dla Klienta Sklepu Internetowego lub osoby przeglądającej stronę internetową (dalej: Osoba Odwiedzająca. Ma ona charakter informacyjny, nie jest umową ani regulaminem.

 

2.            Wszystkie wyrażenia i słowa zapisywane za pomocą wielkiej litery (np. Sklep Internetowy, Klient itd.) należy rozumieć zgodnie z treścią Regulaminu Sklepu Internetowego.

 

3.            W przypadku zaistnienia jakichkolwiek rozbieżności pomiędzy niniejszą Polityką prywatności a zgodami na przetwarzanie danych osobowych udzielonymi przez osobą fizyczną, podstawą prawną do określenia zakresu działań Administratora są dobrowolnie wyrażone zgody lub przepisy prawa, które znajdują zastosowanie w danej sytuacji faktycznej.

§ 2 ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

 

1.              Administratorem Twoich danych osobowych jest Kopos Elektro PL Sp. z o. o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Giełdowa 12p, 52-438 Wrocław, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla Wrocławia Fabrycznej, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000173407, NIP: 8971605218, REGON: 93198435200000, BDO: 000527984, kapitał zakładowy 1 570 000 zł, adres mailowy: kopos@kopos.pl (dalej: Administrator).

 

2.              We wszelkich kwestiach związanych z ochroną danych osobowych zachęcamy do kontaktu na wyżej wskazany adres lub za pośrednictwem adresu e-mail: kopos@kopos.pl.

 

3.              Na wskazany adres można również przesyłać żądanie udostępnienia informacji o tym, jakie dane osobowe dotyczące Państwa osoby posiadamy oraz w jakich celach je przetwarzamy.

 

4.              Administrator informuje, że przechowuje korespondencję w celach statystycznych oraz w celu ulepszania systemu pomocy w zakresie RODO, a także w zakresie rozstrzygnięć reklamacyjnych i podejmowanych na podstawie zgłoszeń ewentualnych decyzji o interwencjach administracyjnych we wskazanym Koncie Klienta. Adresy oraz dane w ten sposób gromadzone nie będą wykorzystywane do komunikacji w celu innym niż realizacja zgłoszenia, w szczególności nie będą używane do celów marketingowych i przekazywane osobom trzecim.

 

5.              W przypadku kontaktu z Administratorem w celu dokonania konkretnych czynności (np. złożenia reklamacji na świadczone usługi elektroniczne), Administrator może ponownie zwrócić się do danej osoby o przekazanie danych, w tym danych osobowych, np. w postaci imienia, nazwiska, adresu zamieszkania, adresu e-mail, celem potwierdzenia jej tożsamości i umożliwienia zwrotnego kontaktu w danej sprawie oraz wykonania żądanej czynności. Podanie tych danych nie jest obowiązkowe, lecz może być niezbędne do dokonania czynności lub uzyskania informacji, które interesują daną osobę.

 

6.              Jeżeli wyraziłeś dodatkową zgodę na używanie przez  nas plików cookies (ciasteczek), administratorami danych uzyskanych na podstawie Państwa aktywności w Internecie mogą być również nasi zaufani partnerzy.

 

7.              Jeżeli Klient w toku korzystania z Konta Klienta nadał osobie trzeciej  uprawnienia nowego użytkownika oznacza to, że poinformował on go o treści niniejszego dokumentu. Celem uniknięcia wątpliwości Administrator oświadcza, że do takiej osoby w pełni zastosowanie znajdują postanowienia niniejszego dokumentu.

§ 3 POZYSKIWANIE DANYCH I CEL ICH PRZETWARZANIA

 

1.              Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, (dalej: RODO) oraz innymi aktualnie obowiązującymi, w czasie przetwarzania określonych danych, przepisami prawa o ochronie danych osobowych.

 

2.              Zgodnie z treścią wskazanych aktów prawnych, za dane osobowe uznaje się informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

 

3.              Zapewniamy, że pozyskane od Państwa dane są poufne, bezpieczne i przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy jest to konieczne. Przetwarzamy dane zgodnie z prawem, w sposób rzetelny i przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą. Przetwarzamy tylko takie dane i tylko o takiej treści, które są niezbędne z uwagi na prawnie uzasadniony cel, czyli powód przetwarzania. Dane osobowe są gromadzone z należytą starannością i odpowiednio chronione przed dostępem do nich przez osoby do tego nieupoważnione. Stosujemy odpowiednie i adekwatne środki bezpieczeństwa i stan wiedzy technicznej w celu ochrony danych osobowych przed przypadkową utratą oraz nieuprawnionym dostępem, wykorzystaniem, zmianą, czy ujawnieniem. Dane osobowe przechowujemy w sposób umożliwiający identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane.

 

4.              Administrator pozyskuje informacje o danych osobowych w następujący sposób:

a)      poprzez rejestrację Konta Klienta;

b)      poprzez dobrowolnie wprowadzone informacje w wiadomości e-mail lub w formularzu kontaktowym;

c)       poprzez przesłanie reklamacji, wniosku, zapytania lub pisma o innym charakterze;

d)     poprzez dobrowolnie wprowadzone informacje w wiadomości e-mail przesłanej w związku z chęcią nawiązania współpracy;

e)      poprzez wprowadzenie danych osobowych w ramach funkcjonalności Konta Klienta;

f)       poprzez dodanie nowego użytkownika w ramach funkcjonalności Konta Klienta.

 

5.              Informujemy, że cel i zakres danych przetwarzanych przez Administratora wynika ze zgody Klienta lub przepisów prawa oraz w wybranych przypadkach jest doprecyzowywany w wyniku działań podejmowanych przez Klientów w Sklepie Internetowym lub w ramach innych kanałów komunikacji.

 

6.              Podanie danych osobowych przez Klienta Sklepu Internetowego jest dobrowolne, lecz niezbędne w celu skorzystania z określonych funkcjonalności Sklepu Internetowego (np. złożenia przez Klienta Zamówienia i jego rozliczenia lub skorzystania z formularzy kontaktowych).

 

7.              Każdorazowo zakres wymaganych danych do zawarcia odpowiedniej umowy wskazany jest uprzednio w Sklepie Internetowym (oznaczamy dane, których podanie jest konieczne do zawarcia umowy/skorzystania z określonej funkcjonalności), w ramach innych kanałów komunikacji z Klientem lub w Regulaminie. Konsekwencją niepodania danych osobowych może być brak możliwości skutecznego skorzystania z funkcjonalności Strony Internetowej, np. brak możliwości złożenia zamówienia.

 

8.              Państwa dane osobowe są pozyskiwane przez Administratora w następującym celu:

 

Cel przetwarzania	Podstawa prawna	Prawnie uzasadniony cel, jeśli istnieje
Prowadzenie statystyk.	art. 6 ust. 1 lit. f RODO.	Posiadanie informacji o statystykach prowadzonych przez nas działań, co pozwala nam na usprawnienie prowadzonej przez nas działalności gospodarczej.
Prowadzenie działań marketingowych własnych produktów i usług bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej.	art. 6 ust. 1 lit. f RODO.	Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność.
Prowadzenie działań marketingowych własnych produktów i usług z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.	art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przy czym działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności Prawo telekomunikacyjne i Ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są jedynie na podstawie posiadanych zgód (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).	Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność z wykorzystaniem adresów e-mail. Prezentowanie reklam, dostosowywanie rabatów i promocji.
Obsługa zgłoszeń kierowanych z wykorzystaniem formularza kontaktowego, wiadomości e-mail, innych wniosków	art. 6 ust. 1 lit. a RODO; art. 6 ust. 1 lit. c RODO.	Udzielanie odpowiedzi na zgłoszenia i zapytania kierowane z wykorzystaniem formularza kontaktowego lub w innej formie, w tym przechowywanie newralgicznych wniosków i udzielonych odpowiedzi celem zachowania zasady rozliczalności. Obsługa wniosków, udzielenie odpowiedzi na reklamacje. Dochodzenie roszczeń, w tym od osób trzecich, obrona przez nimi.
Obsługa Konta Klienta.	art. 6 ust. 1 lit. b RODO.	Zawarcie i realizacja Umowy o Świadczenie Usług (Konto) lub podjęcie działań na żądanie przyszłego Klienta przed jej zawarciem.
Zawarcie i realizacja Umowy Sprzedaży.	art. 6 ust. 1 lit. b RODO.	Zawarcie i realizacja Umowy Sprzedaży lub podjęcie działań na żądanie przyszłego Klienta przed jej zawarciem.
Archiwizacja dokumentów sprzedażowych.	art. 6 ust. 1 lit. c RODO.	Wypełnienie obowiązków prawnych wynikających z przepisów, np. podatkowych i rachunkowych, zwłaszcza w przypadku umów odpłatnych.

 

 

9.              Kontakt e-mailowy. Kontaktując się z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej, przekazujesz nam swój adres e-mail jako adres nadawcy wiadomości. Ponadto, w treści wiadomości możesz zawrzeć również inne dane osobowe. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne, by nawiązać z nami kontakt.

 

Twoje dane są w tym przypadku przetwarzane w celu kontaktu z Państwem, a podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli Twoja zgoda wynikające z chęci skontaktowania się z nami. Podstawą prawną przetwarzania po zakończeniu kontaktu jest usprawiedliwiony cel w postaci archiwizacji korespondencji na potrzeby wewnętrzne (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

 

Treść korespondencji może podlegać archiwizacji i nie jesteśmy w stanie jednoznacznie określić, kiedy zostanie usunięta jednakże będzie to termin nie dłuższy niż 5 lat. Masz prawo do domagania się przedstawienia historii korespondencji, jaką z nami prowadziłaś (jeżeli podlegała archiwizacji), jak również domagać się jej usunięcia, chyba że jej archiwizacja jest uzasadniona z uwagi na nasze nadrzędne interesy.

§ 4 KATEGORIE DANYCH OSOBOWYCH

 

1.              Administrator danych osobowych może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

a)      dane osobowe uzupełnione przez użytkownika podczas korzystania z Konta Klienta, w szczególności: imię i nazwisko; adres e-mail; numer telefonu kontaktowego; adres dostawy [ulica, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy, miejscowość, kraj] oraz dane pracowników współpracowników Klienta wprowadzone do Konta Klienta celem wprowadzenia dodatkowego użytkownika;

b)      dane osobowe niezbędne do złożenia zamówienia, w szczególności: imię i nazwisko; adres e-mail; numer telefonu kontaktowego; adres zamieszkania [ulica, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy, miejscowość, kraj],

c)       dane osobowe przesyłane za pośrednictwem e-mail lub formularza kontaktowego; czy przekazywane podczas składania skarg lub wniosków, w szczególności: imię i nazwisko; adres e-mail; numer telefonu kontaktowego; adres [ulica, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy, miejscowość, kraj], nazwa firmy;

d)     inne dane w szczególności uzyskane w oparciu o aktywność Klienta w Internecie, w tym uzyskane za pośrednictwem Sklepu Internetowego lub innych kanałów komunikacji z Klientem.

§ 5 ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

 

1.              Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane przez naszych partnerów i podwykonawców, czyli podmioty, z których usług korzystamy przy przetwarzaniu danych oraz świadczeniu na Państwa rzecz usług. Wedle naszej wiedzy, wszystkie podmioty, którym powierzamy przetwarzanie danych osobowych gwarantują stosowanie odpowiednich środków ochrony i bezpieczeństwa danych osobowych wymaganych przez przepisy prawa.

 

2.              Państwa dane osobowe Administrator może przekazywać:

a)      organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, celem wykonania ciążących na nas obowiązków;

b)      W przetwarzaniu danych osobowych w ograniczonym zakresie mogą brać udział partnerzy Administratora, w szczególności którzy technicznie pomagają sprawnie prowadzić Sklep Internetowy (np. wspierają nas w wysyłaniu wiadomości e-mail, a w przypadku działań reklamowych – także w kampaniach marketingowych), dostawcy usług hostingu lub usług teleinformatycznych, przewoźnicy lub pośrednicy realizujący przesyłki Zamówień, podmioty obsługujące płatności elektroniczne lub płatności kartą płatniczą w Sklepie Internetowym, firmy, które serwisują oprogramowanie, wspierają Administratora w kampaniach marketingowych, jak również dostawcy usług prawnych i doradczych oraz księgowość zewnętrzna;

c)       ponadto możemy udostępniać dane w pełni zanonimizowane (takie, które nie mogą Państwa zidentyfikować) podmiotom, z którymi współpracujemy.

 

3.              W ramach działalności marketingowej (reklamowej) Administrator korzysta z usług podmiotów trzecich, które stosują w Sklepie Internetowym pliki cookies, piksele lub funkcje marketingowe zbliżone do cookies. Katalog tych podmiotów został szczegółowo wskazany w § 8 niniejszej Polityki.

 

4.              Nasi dostawcy mają siedzibę głównie w Polsce lub w innych krajach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

§ 6 ARCHIWIZACJA DANYCH OSOBOWYCH

 

1.              Administrator będzie przechowywać Państwa dane osobowe jedynie tak długo, jak jest to niezbędne dla celów określonych w niniejszej Polityce prywatności i/lub w celu spełnienia wymogów prawnych i regulacyjnych. Po tym okresie Administrator bezpiecznie usunie Państwa dane osobowe.

 

2.              Dane przechowujemy przez okresy wskazane poniżej:

 

Dane powiązane z procedurą sprzedaży.	10 lat
Dane dla celów marketingowych.	W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody – do czasu jej wycofania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego celu – do czasu wniesienia sprzeciwu.
Dane przekazywane z wykorzystaniem formularza kontaktowego, e-mail.	Przez okres 3 lat celem zachowania zasady rozliczalności.
Dane osobowe powiązane z cookies i podobnymi funkcjami.	Do czasu usunięcia tych plików przy pomocy ustawień strony / przeglądarki / urządzenia (przy czym usunięcie plików nie zawsze jest tożsame z usunięciem Danych Osobowych uzyskanych za pośrednictwem tych plików – wówczas dane osobowe będą usunięte do czasu wniesienia sprzeciwu).
Dane przekazywane w trakcie postępowania reklamacyjnego i innych procedur związanych z roszczeniami Klienta.	6 lat.
Pozostała kategoria danych (za wyjątkiem danych z plików cookies, o czym więcej w naszej Polityce Cookies).	5 lat.

3.              W każdym przypadku dane osobowe będą przechowywane również wtedy, gdy przepisy prawa (np. księgowe lub podatkowe) będą zobowiązywać Administratora do ich przetwarzania; dane osobowe będziemy przechowywać dłużej na wypadek, gdyby Klient miał wobec Administratora jakiekolwiek roszczenia, w celu dochodzenia roszczeń przez Administratora, bądź w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami osób trzecich, przez okres ich przedawnienia określony przepisami prawa, w szczególności kodeksu cywilnego.

 

4.              W zależności od zakresu danych osobowych i celów ich przetwarzania mogą być więc one przechowywane przez różny okres. W każdym przypadku decyduje dłuższy termin przechowywania danych osobowych.

§ 7 UPRAWNIENIA, UZYSKIWANIE DOSTĘPU I AKTUALIZACJA DANYCH OSOBOWYCH, REKLAMACJE

 

Zgodnie z art. 15 RODO mają Państwo prawo uzyskania od Administratora danych osobowych informacji czy Państwa dane osobowe są przetwarzane.

 

Jeżeli Administrator przetwarza  Państwa dane osobowe, wówczas mają Państwo prawo do:

a)      dostępu do danych osobowych;

b)      uzyskania informacji o celach przetwarzania, kategoriach przetwarzanych danych osobowych, o odbiorcach lub kategoriach odbiorców tych danych, planowanym okresie przechowywania Państwa danych lub o kryteriach ustalania tego okresu, o prawach przysługujących Państwu na podstawie RODO oraz o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego, o źródle tych danych, o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji oraz o zabezpieczeniach stosowanych w związku z przekazaniem tych danych poza Unię Europejską;

c)       uzyskania kopii swoich danych osobowych.

 

Ponadto, mogą Państwo poprosić o skorygowanie danych osobowych (art. 16 RODO), usunięcie danych osobowych (art. 17 RODO), wyrazić sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych (art. 21 RODO) oraz, o ile jest to technicznie wykonalne, poprosić o przekazanie udostępnionych danych osobowych innej organizacji (art. 20 RODO).

 

W związku z prawem  do bycia zapomnianym, Administrator dokona aktualizacji lub usunięcia Państwa danych, chyba że ma prawny obowiązek ich zachowania do celów prowadzenia działalności lub zachowania zgodności z prawem. W niektórych przypadkach mają Państwo prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO). Mogą Państwo również skontaktować się z Administratorem w przypadku zastrzeżeń co do sposobu gromadzenia, przechowywania lub korzystania z danych osobowych.

 

Administrator stara się niezwłocznie rozpatrywać wszelkie żądania dotyczące w/w operacji na Państwa danych osobowych, nie później jednak niż w ciągu 30 dni od chwili otrzymania żądania. Z uwagi na skomplikowany charakter żądania Administrator ma prawo rozpatrzyć Państwa żądania w terminie przekraczającym 30 dni, o czym wcześniej poinformuje Użytkownika.

 

Administrator  dąży do ostatecznego rozpatrywania skarg, ale jeśli będę Państwo nadal niezadowoleni z uzyskanej odpowiedzi, mogą Państwo złożyć skargę do organu nadzorczego zajmującego się ochrona danych osobowych lokalnego organu ochrony danych. W Polsce organem nadzorczym w rozumieniu RODO jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§ 8 PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH W SPOSÓB ZAUTOMATYZOWANY,
POLITYKA COOKIES

 

1.              Polityka cookies stanowi dokument będący integralną część niniejszej Polityki prywatności. Treść Polityki cookies znajduje się tutaj.

 

§ 9 ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI

1.              Niniejsze zasady Polityki prywatności 1.0. obowiązują od dnia 15 marca 2024 r.

 

2.              Administrator oświadcza, iż ma prawo do dokonania zmian niniejszego dokumentu z ważnych powodów, m.in.:

a)      zmiany obowiązujących przepisów, w szczególności w zakresie RODO, prawa telekomunikacyjnego, usług świadczonych drogą elektroniczną oraz regulujących prawa konsumentów, wpływające na prawa i obowiązki Administratora lub prawa i obowiązki podmiotu danych;

b)      rozwój funkcjonalności lub usług elektronicznych spowodowany postępem technologii internetowej, w tym wdrożenie nowych rozwiązań informatycznych, technologicznych lub technicznych na Stronie Internetowej, mające wpływ na zakres niniejszej Polityki prywatności.

 

3.              O wszelkich zmianach Administrator zobowiązuje się poinformować Użytkowników z odpowiednim wyprzedzeniem, pozwalającym na zapoznanie się z treścią zmienionego dokumentu, np. poprzez umieszczenie tekstu jednolitego Polityki prywatności na stronie głównej Serwisu Internetowego.

 

4.              W przypadku użytkowników korzystających z funkcji otrzymywania informacji handlowych, jeżeli Administrator dokona zasadniczych zmian treści Polityki Prywatności, wówczas poinformuje o nich Użytkowników za pomocą poczty elektronicznej. W przypadku jakichkolwiek zastrzeżeń do zmiany Polityki Użytkownik ma prawo zaprzestać korzystania z ww. funkcji poprzez wysłanie prośby o wypisanie z bazy danych lub poprzez prośbę usunięcia jego danych osobowych.